Datenschutzhinweise für unsere Geschäftspartner
Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Im Rahmen der Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und der BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH werden personenbezogene Daten bei Ihnen erhoben und verarbeitet. Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung und Ihre Rechte geben:
a) Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich ist:
BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH
Herr Dirk Homann, Herr Andreas Klug
Siempelkampstraße 75, 47803 Krefeld
b) Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Die bei Ihnen direkt erhobenen personenbezogenen Daten werden von der BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH zum Zweck der Durchführung oder Beendigung der Geschäftsbeziehung verarbeitet. Weiterhin werden Ihre persönlichen Daten zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus Gesetzen ergebenden Pflichten erhoben und verarbeitet.
Die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO.
c) Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Zudem erhalten die folgenden Empfänger Ihre Daten:
| Wer bekommt Ihre Daten? | Welche Daten? |
|---|---|
| Interne Stellen | Stammdaten und Kontaktdaten, soweit dies für die Bearbeitung der Geschäftsbeziehung erforderlich ist |
| Externe Dienstleister (je nach Erforderlichkeit z.B. Finanzinstitute sowie vertragsnotwendige Dienstleister) | Stammdaten und Kontaktdaten, soweit dies für die Bearbeitung der Geschäftsbeziehung erforderlich ist |
| Behörden (je nach Erforderlichkeit z.B. Finanzbehörden) | Soweit ein Zugriff erforderlich ist |
d) Erfolgt eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU?
Die Übermittlung Ihrer persönlichen Daten in Länder außerhalb der EU (sogenannte Drittstaaten) ist nicht vorgesehen. Sollte die BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittstaaten beabsichtigen, werden wir Sie darüber informieren.
e) Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten so lange, wie dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei beachten Sie bitte, dass unsere Geschäftsbeziehung mit Ihnen ein Dauerschuldverhältnis sein kann, welches ggf. auf Jahre angelegt ist.
Sind Ihre Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese von uns gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung bzw. Archivierung ist aus gesetzlichen Gründen erforderlich. Zu diesen gesetzlichen Gründen gehören beispielsweise handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung von Daten betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
Weiterhin benötigen wir Ihre Daten möglicherweise aus Beweiszwecken im Zusammenhang mit Gewährleistungsansprüchen, der Beendigung der Geschäftsbeziehung oder bezüglich der Rechte und Pflichten aus unserem Vertrag. Hinsichtlich dieser Daten werden diese im Regelfall nach Ablauf der Verjährungsfristen gelöscht, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist des Bürgerlichen Gesetzbuches drei Jahre beträgt.
f) Welche Rechte haben Sie
Sie sind jederzeit berechtigt, gegenüber der BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH um Auskunftserteilung zu den zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu ersuchen. Weiterhin können Sie jederzeit gegenüber der BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH die Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragung personenbezogener Daten verlangen oder gegen die Verarbeitung Widerspruch einlegen. Dafür wenden Sie sich bitte an den oben angegebenen Kontakt unseres Datenschutzbeauftragten.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten rechtswidrig erfolgt, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, dem Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, zu beschweren.
g) Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage, ein Vertrag mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber zu schließen, diesen durchzuführen und zu beenden.
h) Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Es werden keine automatisierten Entscheidungen oder andere Profiling-Maßnahmen durchgeführt.
i) Direktwerbung
Verarbeitet die BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH personenbezogene Daten, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widerspricht die betroffene Person gegenüber der BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so wird die BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Sofern für die Zusendung einer als Direktwerbung einzustufenden E-Mail keine Einwilligung vorliegen sollte, bietet die Rechtsgrundlage hierfür der § 7 Abs. 3 UWG. Sie können einer Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, hierfür wenden Sie sich an die jeweilige Gesellschaft oder den Datenschutzbeauftragten.
Datenschutzhinweise für den Einsatz von „Webkonferenztools“ der BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“, „Teams“ oder ähnlichen Diensten informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen Tools wie „Zoom“, „Teams“ oder ähnliche Dienste um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ oder „Teams“ nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“- oder „Teams“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“, „Teams“ oder ähnlichen Dienste werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, eine Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“ „Teams“ oder ähnliche Dienste, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Sollte eine Aufzeichnung des Meetings stattfinden, wird Ihnen das zusätzlich in der „Zoom“ sowie „Teams“-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ oder „Teams“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der BÜTTNER Energie- und Trocknungstechnik GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ oder „Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Datenschutzbeauftragter
Wir sind gemäß Art. 37 DSGVO nicht dazu verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dennoch haben wir eine entsprechende Kontrollstelle eingerichtet.
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 07.09.2020